ОРГАНИЗАЦИЯ СЛЕТОВ И ВЕЧЕРНОК
by Scald Havoc
Обобщая опыт организации схожих мероприятий (внутренних корпоративов, партнерских корпоративов, релаксов для руководства с партнерами, полевых выходов)Это все у вас вникуда не годится.
Этап 1. Организационно-плановые мероприятия.
а) формирование орггруппы. Четко. «Ты, ты и ты - наряд на кухню, пойдете на фарш». Стоит помнить две вещи - дело сугубо добровольное, и коли взялся за гуж - оправданием неучастия могет быть только летальный исход.
б) установка «зеленых», «желтых», «красных» и «черных» линий для каждого мероприятия из нижеследующих
в) распределение задач и функций в орггруппе. Более трех человек на начальном этапе - не нужно. Функции следующие:
- опросчик. Опросчик ведет всю начальную работу - сбор первичной информации («хотелок»), обработку заявок и т.п.
- каптер. Работа каптера начинается далеко не сразу, после обработки «хотелок» - это на начальном этапе - поиск мест для проведения мероприятия, обзвон ближайших оптовых складов для уточнения цен на тушняк, гречу и водовку, на конечных этапах - размещение заказов, закупки, доставка, материально-техническое обеспечение.
- организатор/координатор. Самая неблагодарная, и незаметная, при том, что самая важная работа. Координатор обрабатывает всю информацию, идущую от опросчика и каптера, составляет план мероприятия и т.д.

Этап 2. Организационная работа «с народом»
а) сбор «хотелок» чтобы уточнить количество желающих поучаствовать.
б) сбор заявок на участие от всех желающих.
Заявка ОБЯЗАТЕЛЬНО включает следующие пункты:
1. Возраст. ИРЛ.
2. Пол. Опять же драконий и паркетный не интересуют.
* Во исключение проблем с ночевкой 6 девочек и 10 мальчиков в 4-х палатках-«четверках».
3. Место проживания, расстояние до планируемого места проведения мероприятия.
4. Болезни, аллергии, группа крови и резус.
* несчастных случаев никто не планирует. Но они возможны. Заболевания ЦНС и пищеварительной системы упоминать ОБЯЗАТЕЛЬНО.
5. Предпочтения в пище, алкоголе и т.п. «И тебю тоже» так сказать.
* шаман-трава в «т.п.» не входит. Транспортировка, распространение и т.д. - читайте УПК.
6. Форма участия - гость (потрепаццо), посетитель (себе показать, людей поглядеть), участник (представить и обсудить некий материал).
7. Желаемый период проведения и длительность мероприятий.
8. Пожелания по составу мероприятия.
9. Пожелания по организации досуга (кабак с караоке, в тиантере кину посмотреть, большой диван, фильма, пива, пошляццо, сарай спалить)
8. Прочие цели

Этап 3. Обработка заявок, конечное планирование мероприятия.
а) точные сроки. Причем не «а какого числа вы хочите» - «я хочу 4 мартября», а конкретные временные диапазоны - с 1 по 10 июня, с 10 по 20 августа (задается по результатам сбора заявок). Дальше - демократия - если 7 человек хотят с 10 по 20 августа, 4 с 1 по 10 июня, а еще 4 - в другие периоды - выбирается по большинству.
б) параллельно - уточнение длительности мероприятия. С учетом того, что некоторые участники находятся в двух-трехсуточном радиусе - мероприятие должно уложиться в 7-9 дней для самого далеко живущего, начиная с покидания родных пенатов бодрым строевым перед, и заканчивая судорожным вползанием в родные пенаты после.
*Почему 7-9? Бухгалтера с радостью дают отпуска на четкие делители - на недели и декады.
в) После уточнения сроков и длительности (получения точных данных) нужно подумать о наполнении собственно мероприятия. Но опять же - конкретика. Не поговорим-посмотрим-почитаем, а «день первый - отделяем тьму от света».
Все это есть (будет) в заявках.
г) Рассмотрение доступных вариантов места проведения мероприятия.
* Единственно что - все же слет для драконов, а не драконы для слета. При сроках, наполнении и т.д. учитывать это необходимо.

Этап 4. Подготовка мероприятия.
а) после сбора заявок орггруппа объявляет стоимость участия в слете. Вот так, да. Халявы не бывает.
Обобщаются заявки на еду, составляется меню, которое выкладывается для всеобщего ознакомления с указанием цены за блюдо (или тащится меню с заведения в котором планируется проведение мероприятия). Аналогично обрабатываются заявки на алкогольную составляющую. Правда алкоголь - самый непредсказуемый момент.
*Потому как бывало что и пол ящика водки оставалось, и так, что приходилось ехать и докупать.
Но оптимальным в данном случае является 1,25 от заявленного по литражу. И потери в случае «неупотребления» невелики, и оперативный запас имеется.
б) Организуется сбор средств (вебными манями, почтовыми переводами, личным вручением и т.д.). Деньги нужно собирать за 1-1,5 месяца до начала мероприятия, так, чтобы последний перевод пришел минимум за 2 недели до начала мероприятия. Почему? Просто потому, что некоторые вещи требуют предоплаты, а личные средства - вещь нерезиновая. В добавок - подтвержденная финансово заявка на участие - почти факт участия.
* Закладка небольших личных гешефтов - дело сугубо личное. В случае если таковые закладываются - вопиять не след, ибо люди трудились для всех и имеют право на вознаграждение небольшой суммой.
в) планирование маршрутов заезда и выезда, транспорта и мест сбора. И оповещение участников об оных. Включение стоимости проезда от основного места сбора до места проведения в общую стоимость - опционально, но желательно, т.к. проще за три дня предзаказать 20 билетов на автобус и выкупить их за 20 минут до отправления, чем разделять группу на 2 части, одна из которых едет сразу и тусуется 1,5-3 часа на вокзале ТАМ, а вторая тусуется 1,5-3 часа на вокзале ЗДЕСЬ, а потом едет.

Этап 5. Реализация мероприятий.
На этом этапе имеет смысл привлечь еще парочку территориально близких участников, желательно с мотоколесницей повместительнее.
а) Подготовка места проведения. Или заказ точного кол-ва номеров, или обеспечение достаточного количества разнополых спальных мест.
б) Закупка продуктов (и алкоголя) с доставкой на место проведения !!! мотоколесница !!!.
в) Сувениры. Любое мероприятие должно оставить что-то о себе. Поэтому в стоимость мероприятия (или же как личный подарок) должны войти сувенирчики (опционально) и м.б. диск с избранным (с Гнезда или с личных запасов).
г) материально-техническое обеспечение. Камеры, ноуты, музыка, м.б. гитара или караоке,
* Хуже съемки мероприятия в видеорежиме бытового фотика-цифровика может быть только съемка на телефон. А попеть люди любляютЪ. Ну а ноут… Стационар лучше, но ноут легче, а кто-то стопитцот процентов привезет «классную штуку» на флешке или диске.
Рассылка результатов шпийонской съемки, в случае её ведения - желающим почтой. Стоимость - опционально. Может быть и сувениром.
Тут же вилки, ложки, тарелки, стаканы, аптечка и мелочи первой необходимости (иголочки-ниточки и т.д.)
Постельные принадлежности - опционально - или от организаторов или каждый участник тащит с собой.
д) Организаторам НЕОБХОДИМО знать:
- местонахождение ближайшего медицинского пункта
- местонахождение ближайшего ОВД
- ближайший нормальный магазин
- телефоны местной медицины, ОВД, пожарников, такси, расписание движения ближайших ведущих к цивилизации маршрутных транспортных средств.
* имел место случай, когда товарища с переломом ноги и рваной раной ниже перелома (сошел с недостроенного дома, почти три метра, пришел крайне неудачно), пришлось тащить на себе почти 5 км, а потом на попутке тягать до больницы.
е) Организаторам нужно иметь некоторый резерв денежных средств на случай возникновения непредвиденных ситуаций.
ё) Участникам стоит учесть - организаторы тоже люди и тоже хотят отдохнуть.

Все промежуточные результаты имеет смысл публиковать. Допустимость обсуждения - опционально.